Wann haben Sie eigentlich das letzte Mal dem Erfinder des Pritt Stifts gedankt? Ohne ihn wäre die Reisekostenabrechnung noch viel klebriger als sie es ohnehin schon ist.
Reisekostenabrechnung in Deutschland, gehört für den „Endanwender“ immer noch zu den nostalgischsten Dingen, die es gibt. Statt nüchterner Bildschirme können wir in den 60er Jahren Geborene endlich mal wieder tun, was uns seit der Kindergartenzeit unser Kinder untersagt ist – kleben! Wo wir früher mit schmerzenden Rücken und eingeklemmten Beinen Laternen und ähnliches gebastelt haben (wer kommt eigentlich auf die Idee einen 80 kg schweren, 180 cm großen Menschen auf einen Stuhl für Kleinkinder zu setzen?), sitzen wir heute auf orthopädisch korrekten Stühlen an höhenverstellbaren Schreibtischen und kleben Reisekostenbelege auf DIN A4 große Blätter. Pritt Stift raus und los geht’s: möglichst den Kleber so verteilen, dass der Beleg beim aufkleben nicht an den Rändern hochklappt, aber eben nicht so viel, dass der Beleg durchfeuchtet und unleserlich wird. „Kinderstube, Du hast mir wieder“ ruft es in mir – allerdings nur ganz leise…
Eigentlich finde ich das Ganze nur nervig. Denn ehrlich: Gebastelt habe ich nie gerne, und schön waren meine Bastelergebnisse auch nicht (gepriesen seien alle Kinder, welche die Bastelergebnisse Ihrer Eltern durch die liebenden Augen des Kindes sehen) und zeitgemäß finde ich das schon lange nicht mehr.
Wir überweisen das Gehalt auf ein Girokonto – viele sehen Bargeld nur noch als notwendiges Übel an und nutzen auch für die Zahlung kleiner Beträge die Kreditkarte. Taxi oder das Bahnticket bestellen wir über Apps, die uns die Rechnung digital zusenden, und dann drucken wir aus und kleben auf. Das Argument hierfür ist immer gleich „Das Finanzamt akzeptiert das nur so“. Und selbst das ist in den meisten Fällen schlicht falsch. Finanzämter akzeptieren digitale Belege – und ja, das abfotografieren von Belegen wie Parktickets ist auch keine wirklich herausfordernde Tätigkeit – und viele sind wahrscheinlich darüber sogar froh. Machen Sie doch das Prüfen sogar ein bisschen einfacher, weil man vielleicht unscharfe Fotos, nicht aber durchgeweichte Belege erwarten muss.
Und den Unternehmen? Was bringt das Ganze den Unternehmen? Aus unserer Sicht extrem viel. Reisekosten sind in vielen Unternehmen nach wie vor eine unbekannte Größe. Optimierungspotenziale können wenig bis gar nicht erkannt werden und der Gesamtreiseprozess von der Planung über eine eventuelle Genehmigung bis hin zur Abrechnung ist häufig bestenfalls komplex, schlimmstenfalls intransparent und fehleranfällig. Wenn gespart werden muss, dann fast immer ausschließlich mit dem großen Rasenmäher („ab sofort sind alle Dienstreisen durch den Vorstand zu genehmigen“), obwohl die Nagelschere so viel besser wäre. Und die Gründe hierfür sind häufig die extreme Intransparenz darüber, wo und warum Reisekosten entstehen und was man mit diesen Reisekosten tatsächlich erreicht. Dazu kommt das ein nicht unterstütztes dezentrales Buchungsverhalten dafür sorgt, dass Synergieeffekte bspw. bei Hotelbuchungen nicht gesehen oder erzielt werden können und Reiserichtlinien mangels vernünftiger Systemunterstützung ad-absurdum geführt werden. Dabei sprechen wir in vielen Fällen von einem Kostenblock, der einen der höchsten Sachkostenblöcke im Unternehmen darstellt, und bei dem spielerisch hohe Synergieeffekte spielerisch erreicht werden können. Oder widersprechen Sie mir wenn ich behaupte, dass jeder Mitarbeiter versuchen wird sich im Rahmen seiner Reiserichtlinie zu bewegen, wenn er dabei Punkte sammeln kann, für die er dann auch mal in ein höherklassiges Hotel einchecken darf.
Zusätzlich erhält das Unternehmen einen schnellen Überblick darüber, wer von seinen Mitarbeitern gerade in welchem Land ist – vorausgesetzt sie nutzen die Reiseplanung und nicht nur die Reisekostenabrechnung. Das kann insbesondere in internationalen Unternehmen dann wichtig werden, wenn Mitarbeiter auch in Krisengebieten unterwegs sind oder – wie aktuell – Virenerkrankungen schnell um sich greifen. Dann helfen Ihnen moderne IT-Systeme Ihnen zu reagieren, bevor die berühmte Zeitung mit den 4 Buchstaben es auf Seite Eins titelt.
Und ja – auch der Pritt Stift geht dann in Rente – bei mir zumindest solange, bis mein Kind mich mit seinen Kindern zum „Opa-Basteln“ in den Kindergarten schickt – was hoffentlich noch ein bisschen Zeit hat. Und bis dahin, zeigen meine Kollegen und ich Ihnen gerne wie Reisekosten ohne Pritt Stift funktionieren kann. Lassen Sie sich überzeugen! Einen guten Einblick bieten wir Ihnen bereits in unserer Websession.
