Wie reagieren Unternehmen auf personelle Unterkapazitäten, insbesondere wenn die Ausfälle akut und in wettbewerbskritischen Geschäftsbereichen auftreten? Klar ist: Eine Besetzung muss möglichst schnell erfolgen. Um trotz Zeitdruck die richtige Besetzung zu finden, müssen verfügbare Kapazitäten und Qualifikationen im Idealfall ad hoc analysiert und mit dem Bedarf abgeglichen werden. Eine Automatisierung des Abgleichs zwischen Personalbedarf und Angebot wird in der Praxis immer stärker nachgefragt. Im Rahmen von Projekten zur Einführung und Optimierung der SAP HCM Personaleinsatzplanung finden wir bei ABS Team regelmäßig Antworten auf diese Fragestellungen.
Um zügig auf Unterkapazitäten reagieren zu können, bauen viele Unternehmen zentrale Mitarbeiterpools mit Leiharbeitnehmern und/oder freien Fachkräften auf. Diese Mitarbeiterpools sollen den Einsatzplanern die Möglichkeiten bieten, tägliche Vakanzen mit Fachpersonal zu besetzen. In der Beratungspraxis begegnet uns jedoch immer wieder die Situation, dass zwischen der bedarfmeldenden Führungskraft bzw. dem Einsatzplaner und dem zuständigen Poolmanager umfangreicher Abstimmungsbedarf besteht, bspw. durch tägliche Telefonate zum Personalbedarf sowie Zwischengespräche im Verlauf der Personalauswahl. Dieser manuelle Prozess ist häufig zeitaufwändig und bietet keine zeitsparenden Automatisierungsschritte. Unsere Kunden äußerten selbstverständlich vielfach den Wunsch, daran etwas zu verbessern und den Besetzungsprozess aus Mitarbeiterpools elektronisch zu unterstützen. Überwiegend wurde in den Unternehmen, auch für die Personaleinsatzplanung, SAP HCM genutzt. Was vielen dieser Kunden nicht bekannt war: Die Personaleinsatzplanung in SAP HCM bietet zentrale Poolmanagement-Funktionalitäten bereits im Standard an. Ein großer Vorteil, sofern die Personaleinsatzplanung unter SAP HCM bereits genutzt wird, liegt auf der Hand. Es müssen keine Drittlösungen beschafft und integriert werden. Der Prozess kann oft mit wenigen Anpassungen an den bereits genutzten Applikationen vereinfacht und beschleunigt werden. Führungskräfte können ihren Personalbedarf sowohl quantitativ als auch qualitativ bei einem Poolmanager anfordern. Sie nutzen für diesen Vorgang die digitale Arbeitsumgebung und die Nutzeroberflächen der Personaleinsatzplanung. Poolmanager erhalten direkten Zugriff auf die hinterlegten Verfügbarkeiten und Qualifikationen der zugeordneten Mitarbeiter und nutzen die SAP-Anwendung als Werkzeug die kommunizierten Anforderungen qualitativ abzugleichen. Ist der erwünschte Grad an Deckungsgleichheit zwischen dem Anforderungsprofil und den Qualifikationen verfügbarer Mitarbeiter erreicht, führen Poolmanager die Besetzung der Vakanzen ohne zusätzlichen Wechsel auf ein Drittsystem durch.
Bedarfsplanungsprozesses dokumentieren
Es ist wichtig auf eine zentrale Grundlage für die Nutzung des elektronischen Poolmanagements einzugehen: Jeder Organisationsbereich muss die spezifischen Einsatzgruppen bzw. die abzubildenden Planungseinheiten benannt haben und der notwendige Bedarf (Anzahl der Mitarbeiter), muss verbindlich dokumentiert sein. Zudem sollten für jeden Personalbedarf die notwendigen Qualifikationen feststehen.
Die SAP HCM Personaleinsatzplanung ermöglicht die Planung von qualifizierten Mitarbeitern auf entsprechende Bedarfe durch den individuell konfigurierbaren Zuordnungsassistenten. Entsprechende Voreinstellungen vorausgesetzt, werden dem Einsatzplaner nur verfügbare und geeignete Mitarbeiter vorgeschlagen.
Sollten zu einem gewünschten Zeitpunkt keine qualifizierten Mitarbeiter zur Verfügung stehen, meldet das System ad hoc zurück, dass der Bedarf ungedeckt bleibt. In der Folge könnten Einsatzplaner nicht ausreichend qualifizierten Mitarbeiter einsetzen. Dies ist in der betrieblichen Realität selbstverständlich keine zufriedenstellende Vorgehensweise. Stattdessen tritt, sofern die Funktion im Customizing der Personaleinsatzplanung aktiviert und eingerichtet wurde, das Poolmanagement in Kraft. Für die Einrichtung des Poolmanagements ist der Aufbau eines im Standard vorhandenen Workflows und dessen Bearbeiter-Zuordnung sowie eine Ereigniskopplung notwendig. Das Einstiegsprofil ermöglicht weitreichende Selektionen zu einzelnen Mitarbeitern.
Einfache Antragstellung für Einsatzplaner und teilautomatisierte Bearbeitung für Poolmanager
Der Einsatzplaner markiert den vakanten Personalbedarf und startet über das Menü in der SAP HCM Einsatzplanung einen Antrag an den Poolmanager.
Schritt 1: Im Antrags-Dialog sieht der Einsatzplaner alle zu dem Bedarf vorhandenen Informationen.
Schritt 2: Der Einsatzplaner grenzt den Antragszeitraum sowie die Anzahl an benötigten Mitarbeitern ein. Ein Freitextfeld ermöglicht die Eingabe zusätzlicher Informationen. Der Poolmanager hat auf diese Informationen jederzeit Zugriff.
Der zuständige Poolmanager muss durch den Antragsteller nur im Rahmen des ersten Antrags erfasst werden. Für Folgeanträge des gleichen Bedarfs wird der Poolmanager vom System vorgeschlagen.
Nach Abschluss der Antragsstellung und Speicherung des Vorgangs startet der voreingestellte Workflow. Die Ausprägung der begleitenden Kommunikationsmöglichkeiten (Wer erhält wie und wann, welche Benachrichtigung?) erfolgt kundenindividuell. Der Poolmanager wird beispielsweise per E-Mail auf einen neuen Antrag hingewiesen.
Der entscheidende Vorteil der Poolmanagement-Funktion wird im Rahmen der Antragsbearbeitung deutlich. Die Anwendung beschleunigt den Abgleich zwischen dem im Antrag gemeldeten Bedarf und den im Pool verfügbaren Mitarbeitern. Der Antragszeitraum wird automatisch als Selektionszeitraum übernommen und gibt nur die verfügbaren und zum Bedarf passenden Poolmitarbeiter eines Einsatzbereiches auf der Oberfläche der Plantafel aus. Poolmanager können nun einen Zuordnungsassistenten starten um zu ermitteln, welche qualifizierten Mitarbeiter für die Bedarfsdeckung des anfordernden Einsatzplaners zur Verfügung stehen.
Die verbindliche Zuordnung eines Poolmitarbeiters zu einem vakanten qualifizierten Bedarf, erfolgt abschließend aufgrund der Kostenverteilung. Für diesen Vorgang steht als zusätzliche Option der automatisierten Prozessbearbeitung die Funktionalität der Abordnung zur Verfügung. Die Antragsbearbeitung ist nach diesem Schritt abgeschlossen.
Wenig genutzte Funktionalität, trotz wirtschaftlicher Vorteile
Die Tatsache, dass der Standard in SAP HCM bereits die Möglichkeit bietet, auf einfache Art und Weise dezentral Mitarbeiter für gewählte Zeiträume anzufordern, begeisterte in unserer Beratungspraxis mehrfach Einsatzplaner wie Verantwortliche zugleich. Keine umständliche „Zettelwirtschaft“ oder zahlreiche Telefonate sowie ein einheitlicher Überblick über den Einsatz der Poolkräfte. Oft sind nur kleinere Anforderungen zur kundenindividuellen Anpassung der Optionen bei Beantragung und Bearbeitung notwendig, um die Passgenauigkeit auf bereits etablierte Prozesse zu erhöhen. Im Vergleich zur Beschaffung, Implementierung und Integration einer Drittlösung bleibt der Aufwand für die Individualisierungsmaßnahmen zudem erfahrungsgemäß überschaubar. Auch die gewohnte digitale Arbeitsumgebung kann erhalten bleiben. Dies kann, abhängig von der kundeneigenen Nutzergruppe, ein weiterer Vorteil der Lösung sein. Auch wenn die Benutzeroberflächen der SAP HCM Personaleinsatzplanung nicht jeden Anwender überzeugen: Trotz eventuell bereits begonnener Transformationsprozesse der HR-IT-Infrastruktur, können Unternehmen durch die Verwendung vorhandener aber in der Praxis weniger bekannter Funktionalitäten wie dem Poolmanagement auch schon heute zusätzliche Zeitsparpotentiale nutzen.
