Die SAP-Welt ist im Wandel und dieser Wandel macht auch vor den Applikationen für die personalwirtschaftlichen Prozesse keinen Halt. Bislang war die Verbindlichkeit für den Weg in die Cloud im Bereich „eindeutig-uneindeutig“. On-Premise-Kunden konnten beruhigt bei etablierten Infrastrukturen bleiben und künftig mit ihnen planen. Die Initiative HXM Move lässt nun deutlich den Wind auffrischen. Es ist dringend notwendig, die eigene HR-IT-Roadmap hinsichtlich Ihrer Zukunftsfähigkeit kritisch zu beleuchten.
Teil der Wahrheit ist aber auch: Die Veränderung durch den technischen Infrastruktur-Wandel in Richtung Cloud fällt umfangreich aus. Die Anforderungen an das Projekt- und Change Management sind komplex. Eine Vielzahl interner Stakeholder muss überzeugt werden. Die gesetzlichen Vorgaben sind speziell im Öffentlichen Dienst nach wie vor schwer überwindbare Hürden. Einige richtungsweisende Leitplanken sind zu Beginn umfassend zu klären, um Risikofaktoren kommender Digitalisierungsprojekte eingrenzen zu können.
Wandel in der Technologie / Wandel in der Infrastruktur als Leitfaden
Ja, die SAP SuccessFactors HXM Suite ist die Zukunft des SAP-basierten Personalmanagements. Dort investiert SAP in funktionale Erweiterungen und intelligente Technologien sowie modernisierte User-zentrierte Benutzeroberflächen auf mobilen und Desktop Geräten. Wann also umstellen? Mit einem Big Bang? Oder bietet das Hybridmodell genug Vorteile, sodass die Kosten zeitintensiver Systemintegrationen wirklich gerechtfertigt sind? Auch planerische und organisatorische Herausforderungen müssen berücksichtigt werden, damit der strukturierte Wandel gelingt.
Stakeholder auf Augenhöhe überzeugen und ROI darstellen
Wer fördert, wer verhindert Digitalisierung und Innovation im Unternehmen und mit welcher Begründung? Im Umgang mit Skeptikern sind belastbare Wirtschaftlichkeitsargumente für den technischen Wandel in Richtung Cloud gefragt. Eines ist klar: Mit der Aussage „Wir brauchen die HXM Cloud, weil SAP es so möchte.“ lässt sich niemand davon überzeugen, eine eigene HXM Move-Initiative im Unternehmen zu etablieren. Wer Veränderung will, muss konkret beschreiben, wie viel mehr ein Verharren im Status Quo künftig kosten wird – und damit sind nicht nur die technischen Betriebskosten für „das Blech im Keller“ gemeint. Die tiefgreifenden Veränderungen in der Arbeitswelt (Fachkräftemangel, Remote Work sind Beispiele) verlangen nach neuen betrieblichen Prozessen und nutzerzentrierten Software Designs. On-Premise wird diese Anforderungen perspektivisch nicht mehr mit zeitgemäßen Lösungen unterstützen können.
Gesetzliche Vorgaben als Qualitätsvorgabe für die HXM Cloud
Seit Geburt der Cloud steht das Thema Datenschutz im Fokus der Diskussionen. Skeptiker sehen diesen Bereich als Achillesferse der neuen Technologie. Die kritische Reflexion mit den eigenen Betriebsrealitäten bleibt jedoch unter Umständen aus. Es sollte ebenso kritisch hinterfragt werden, ob denn das eigene Rechenzentrum (Betrieb der Systeme als notwendiges Mittel zum Zweck) in punkto Sicherheit tatsächlich mit dem Rechenzentrum des Cloud-Anbieters (Betrieb der Systeme als wirtschaftliche Grundlage des eigenen Geschäftsmodells) mithalten kann.
Über die DSGVO kommt noch eine weitere Komponente hinzu. Personenbezogene Daten verdienen Schutz unter besonders strengen Auflagen und mit höchster Diskretion in punkto Datenverarbeitung. In diesem Zusammenhang empfehlen wir, historisch gewachsene Berechtigungskonzepte oder auch Workarounds per Excel und Papierlisten sehr kritisch zu prüfen. Aufgrund gelebter betrieblicher Realität ist es an diesen Stellen oft schwierig, Einhalt zu gebieten. Der Technologiewechsel auf das neue System kann helfen, um einen harten Cut mit solch problematischen Praktiken zu erreichen.
Die Frage nach dem richtigen Weg
Die HXM Move Roadmap liefert endlich ein klar definiertes Zeitfenster für den Weg von SAP-basierten HR-IT-Infrastrukturen in die Cloud. Dazu gehört die Zusage durch SAP, fehlende Funktionalitäten mit Hochdruck zu realisieren. SAP-Kunden sollten dies als Ausgangspunkt für eine hauseigene HXM Move-Kampagne sehen. Stellen Sie sich die Frage: Wie sieht denn nun unser eigener Weg in die Cloud aus? Denn es gibt eine gute Nachricht: In den kommenden Jahren haben Sie vielfältige Möglichkeiten, um den technischen Wandel im Unternehmen vorzubereiten. Gestalten Sie die Veränderung rechtzeitig und vermeiden Sie die hohen Risiken eines Big Bang ab 2040, damit sich anstehende Investments in die IT-Infrastruktur auch wirtschaftlich rechnen können.
H4S4 kommt im vierten Quartal 2022. Was bedeutet das?
H4S4 ist die Abkürzung für „SAP Human Capital Management for SAP S/4HANA On-Premise edition”. Der funktionale Umfang dieses SAP-Produkts ist voraussichtlich, mit einzelnen Ausnahmen, vergleichbar mit SAP ERP HCM. H4S4 kann ein Ansatz sein, um bestehende On-Premise-Ausprägungen auch nach dem Wartungsende von SAP HCM fortzuführen. Wichtig ist aber: Der Wechsel von SAP ERP HCM auf H4S4 ist ein Migrationsprojekt und als solches mit Projekt-typischem Aufwand für Vorbereitung, Test, Roll-Out und Nacharbeiten verknüpft.
Sofern HCM noch nicht auf einem eigenständigen ERP-System läuft, empfiehlt sich ein Carve-Out-Projekt. Nach dem Carve-Out können Unternehmen das HCM separat warten und anpassen. Jedoch ist auch H4S4 eine Brückenlösung mit definiertem Ende-Datum. Für die langfristige Ausrichtung der HR-IT-Infrastruktur ist nur die Full HXM-Cloud mit SAP SuccessFactors als Systemstandard relevant. Wie entscheidet sich, ob der Aufwand einer technischen Migration und/oder eines Carve-Out wirtschaftlich begründet ist? Beachten Sie in diesem Zusammenhang immer, dass H4S4 keine wesentlich neuen Funktionalitäten oder Re-Strukturierungen enthalten wird.
Dies ist ein großer Unterschied zu den anderen Modulen der SAP S/4 HANA-Suite. Neue Funktionalitäten für personalwirtschaftliche Prozesse werden über SAP SuccessFactors und SAP Concur bereitgestellt. H4S4 wird den Zielen nach moderneren Bedienkonzepten und End2End-Digitalisierung im Bereich digitaler Self-Services und Talent Management voraussichtlich nicht gerecht. Die Lösung bietet (bis zum H4S4-Wartungsende 2040) vor allem eine pragmatische Verlängerung für den Systembetrieb etablierter Systemausprägungen nach dem Aus von SAP ERP HCM.
H4S4 als Stabilisierung parallel zur HR-IT-Neuausrichtung
Der Wechsel von SAP ERP HCM auf H4S4 ist ein Weg um bestehende On-Premise-Ausprägungen im digitalen Personalmanagement bis 2040 lauffähig zu halten. Dieser Zeitraum erscheint lang. Im Einzelfall kann das aber auch der notwendige Zeitpuffer sein, um Modernisierungen und System-Reviews im Unternehmen vorzubereiten. Nutzen Sie den „H4S4-Zeitpuffer“ für eine detaillierte konzeptionelle Auseinandersetzung mit Ihrer HR-IT-Roadmap. Mögliche Leitfragen für dieses Vorgehen: Unter welchen Umständen kann der Wechsel in die Cloud ggf. doch gelingen? Welche Risiken gibt es ohne Wechsel in die Cloud? Führen Sie auf Basis Ihrer Erkenntnisse ein strukturiertes Housekeeping bei Reports, Berechtigungen, Modifikationen und Prozessen inklusive Eingrenzung wenig frequentierter oder sogar verzichtbarer Systembausteine durch. So können Sie den Weg für Veränderungen in Richtung Standard-näherer Cloud-Komponenten erleichtern.
On-Premise und Cloud in the Mix: Das Potential hybrider Infrastrukturen für stufenweise HR-IT-Modernisierung nutzen
Neue oder modernisierte Prozesse mit den verfügbaren SAP SuccessFactors-Lösungen abzubilden und den Datenaustausch mit On-Premise-Funktionalitäten über technische Integrationsmaßnahmen sicherzustellen, ist häufig ein sehr empfehlenswerter Weg für die nachhaltige Weiterentwicklung der HR-IT-Systeme. Cloud-Produkte können Stück für Stück und damit Projekt für Projekt hinzugefügt werden. So verbessern Sie den digitalen Reifegrad in der Personalarbeit permanent auf Basis der aktuellen technischen Standards. Das ist insbesondere angesichts der Tatsache, dass bislang noch nicht alle HR-Anforderungen durch SAP SuccessFactors abgedeckt werden können, ein sinnvolles Vorgehen.
Einzelne (in manchen Unternehmen erste) Prozesse können mit SuccessFactors digitalisiert werden, ohne auf die Stärken der aktuellen On-Premise-Systeme (bspw. bei komplexen Abrechnungs- und Zeitwirtschafts-Szenarien) zu verzichten. Ein zentraler Vorteil dieser Stufen-Strategie: Erkenntnisse zur Projektorganisation sowie zur technischen Durchführung oder auch im Change Managements können nach Abschluss der jeweiligen Etappe reflektiert werden. Sie fließen als Lessons Learned in die nächste Projekt-Etappe ein. Jede Etappe gewinnt mit diesem agilen Vorgehen an Umsetzungsqualität, Stakeholder- und Nutzerakzeptanz.
Hohe Dynamik bei der Weiterentwicklung der SAP HXM-Lösungen. Wie behält man den Überblick?
Prüfen Sie individuell, welcher Weg wirklich zu Ihrem Unternehmen passt. Ein zügiger Wechsel in die Cloud und zu SAP SuccessFactors kann sinnvoll sein, sofern vereinbar mit gesetzlichen und prozessualen Vorgaben. Möglicherweise ist aber auch ein längerer Erhalt des Status Quo mit SAP HCM-On-Premise oder ein Wechsel auf H4S4 empfehlenswert. Das Hybridmodell stellt häufig eine praktikable Umsetzungsstrategie dar, um das Komplexitäts-Dilemma zugunsten einer Modernisierung lösen zu können.
Bei ABS Team finden wir, dass es ganz besonders wichtig ist, sich über die aktuellen Entwicklungen auszutauschen. Dazu gehört auch die Diskussion über Lösungsempfehlungen auf Basis der individuellen Unternehmensvoraussetzungen. Eine Möglichkeit für diesen Austausch bieten unser Webinar rund um HXM Move und H4S4. In dieser einstündigen Websession geben wir Ihnen einen Überblick zur SAP HXM Roadmap. Die Rolle von H4S4 und der Hybrid-Integration stehen besonders im Fokus. Darüber hinaus freuen wir uns auf einen interaktiven Erfahrungsaustausch mit Ihnen.
Melden Sie sich gleich für einen der kommenden Termine an. Die Teilnahme ist für Sie kostenlos.
